Pengertian, format, dan jenis-jenis surat

PENGERTIAN SURAT
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikanberita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu: 

• Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika
• Menarik, padat, dan jelas.
• Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi suratmenggambarkan citra penulis.
2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.

Format Menulis Surat
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk lekuk (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

JENIS-JENIS SURAT 
Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Surat Pribadi
   Surat pribadi yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut:
   
   1. Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
   2. Tidak menggunakan nomor surat
   3. Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
   4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat  
   Yang termasuk surat pribadi:
   1. Surat keluarga
   2. Surat lamaran pekerjaan
      Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu:
      • Sumber informasi
      • Pedoman penulisan
      • Lampiran yang diminta
      • Proses pengajuan surat lamaran
      • Pada bagian tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintah menghendaki perlunya dibubuhi materai
      Isi lamaran pekerjaan terdiri dari:
      1. Tempat dan tanggal surat
      2. Alamat surat
      3. Perihal
      4. Salam pembuka
      5. Kalimat pembuka
      6. Data pribadi
      7. Data lampiran
      8. Kalimat penutup
      9. Kata penutup
      10. Tanda tangan dan nama jelas
      11. Materai jika diminta
      Biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan:
      1. Daftar riwayat hidup
      2. Foto copy ijazah
      3. Foto copy KTP
      4. Pas foto
2. Surat ResmiSurat Resmi adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya. Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:
   1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
   2.  Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
   3.  Surat sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yangbersifat nirlaba (nonprofit).
   Bagian-bagian surat resmi:
   1. Kepala/kop surat, terdiri dari:
      1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
      2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
      3. Logo instansi/lembaga,
   2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
   3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
   4. Hal, berupa garis besar isi surat
   5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
   6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
   7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
   8. Penutup surat, berisi:
      1. Salam penutup
      2. Jabatan
      3. Tanda tangan
      4. Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP),
   9. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
3. Memo
   Memo adalah alat komunikasi tertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara resmi.

Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Surat pemberitahuan
2. Surat keputusan
3. Surat perintah
4. Surat permintaan
5. Surat panggilan
6. Surat peringatan
7. Surat perjanjian
8. Surat laporan
9. Surat pengantar
10. Surat penawaran
11. Surat pemesanan
12. Surat undangan
13. Surat lamaran pekerjaan

Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju
2. Surat konfidensial (terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja
3. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja
4. Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surta biasa, suratedaran, dan surat pengumuman
5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat,dan surat kilat khusus
6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram, teleks atau faksimile, serta memo dan nota
7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern